crayhats.com

Вы не единственный владелец малого бизнеса, который подавляет неприятные физические ощущения, когда вы слышите слово «писать». Вы переговорщик, исследователь, посредник, продавец, решатель проблем и мастер, принимающий решения - среди многих других талантов - но «писатель»? Нет, спасибо. Но держите этот антацид. Если вы должны написать отчет об оценке организации, вы должны быть воодушевлены, узнав, что процесс - это гораздо больше, чем сам процесс написания. На самом деле письмо - это лишь малая часть всего этого.

Сначала уточните свою цель

Писать всегда легче, когда у тебя есть четкое представление о цели. Подумайте об этом: когда вы застряли или заблудились, обычно это происходит из-за того, что вы теряете из виду, куда идете и почему.

По этим причинам выделите время, чтобы спланировать оценку и уточнить:

• Чего вы ожидаете от оценки или ускорения? Другими словами, зачем вы вообще это делаете? Почему это важно? * Кто является основной аудиторией? Банкиры? Потенциальные инвесторы? Это может быть только вы - немаловажная вещь, если вы пытаетесь оценить организацию для покупки, слияния или заключения партнерства.

• Какие типы информации вам нужны для формулирования вашей оценки? * Из каких источников и людей будет получена эта информация?
• Как вы будете собирать информацию - личные интервью, наблюдения, анкеты, фокус-группы? * Каков ваш крайний срок?

Рассмотрим тип оценки

Еще одна информация, которая поможет вашей оценке сформироваться до того, как вы начнете писать, - это тип оценки, которую вы хотите сформулировать. Чаще всего встречаются три типа:

• Оценка на основе целей, при которой вы определяете степень, в которой организация выполняет свои цели и задачи. Оценка, основанная на результатах, при которой вы стремитесь определить, успешна ли организация в достижении заранее определенного результата. Оценка на основе процесса, в которой идея состоит в том, чтобы изучить как организация работает. На первый взгляд, это может показаться не самым интересным или убедительным из трех подходов. Но представьте, как изменится содержание, если организация подвергнется критике за неспособность оправдать ожидания клиентов; претерпевает морские изменения в своем фундаментальном направлении; или колеблется перед конкурентом.

Следуйте разумному плану

Никакой отчет не «пишется сам». Это было бы обманчиво легко. Но разумный план поможет вам представить вышеупомянутую информацию в удобочитаемой и убедительной форме:

• Краткое изложение на трех-пяти страницах, в котором вы раскрываете цель оценки, а также обзор ваших методов, результатов и выводов. * Предварительный просмотр основных вопросов, которыми вы руководствовались при оценке.

• Методы оценки, подразумевающие объяснение вашей методологии и полное и честное раскрытие любых ограничений в вашем исследовании. Например, проблемы с воспоминаниями могут быть проблемой для некоторых респондентов, и их следует полностью раскрывать.

• Ваши выводы, которые, вероятно, будут представлять собой смесь качественной и количественной информации. На данном этапе разумно задуматься о как представить свои выводы таким образом, чтобы заинтересовать ваших читателей. (Возможно, стоит подумать о том, что помогает вам получать удовольствие от чтения, например, о картинках и иллюстрациях, а также о полезных диаграммах и графиках.)

• Ваши рекомендации, которые должны быть в высшей степени конкретными, практичными и реалистичными, и подкрепляться обнаруженными вами доказательствами. * Приложение - место, куда вы «отправляете» своих читателей, чтобы они вникали в дополнительную информацию, такую ​​как анкеты, контрольные списки или руководства для обсуждения.

Пишите с визуальной энергией

Ни на секунду не думайте, что ваши читатели ожидают «сухого», скучного продукта только потому, что в названии может быть слово «отчет». Любое письмо должно быть увлекательным, а другие указатели должны помочь оживить его:

• Эти наглядные пособия, которые будут выделять ключевую информацию и, возможно, ловко резюмировать то, что может быть слишком сложным или загадочным, чтобы представить его с помощью одного текста.
• Использование анекдотов, которые помогают понять ключевые моменты. Читателям обычно нравятся истории, которые иллюстрируют или приукрашивают ключевые моменты. Подзаголовки, которые проведут ваших читателей от одного важного раздела к другому. (Они тоже вас направят.) Выдвижные цитаты, также известные как поля цитат, могут привлечь внимание к ключевым разделам вашего текста.

Поставьте себя на место читателей

Конечно, очень важно писать ясно и лаконично, чтобы не оставлять сомнений в том, что вы имеете в виду. Важно помнить о своей аудитории, хотя невозможно знать все, что читатели знают о вашей теме. В этих случаях ошибайтесь в сторону чрезмерного объяснения, а не недостаточного объяснения, потому что хорошо информированные читатели всегда могут пропустить информацию, которую они считают избыточной.

Ваш отчет может пройти несколько черновиков, но постарайтесь считать его потраченным не зря. Даже профессиональные писатели мучатся над словами и абзацами - и находят утешение в антациде, когда лепят свою работу.