crayhats.com

Функциональная и согласованная политика закупок жизненно важна для повышения прибыльности. Хотя четкие стандартные рабочие процедуры важны, для повышения эффективности требуется больше. Не менее важна и основная структура закупочной организации. Принятие решения, соответствующего долгосрочным бизнес-целям и повседневным операциям, может помочь вашей компании функционировать должным образом.

Один против мира

Структуры закупок часто не соответствуют простым организационным схемам, типичным для малого бизнеса. Многие владельцы начинают с того, что назначают одного человека ответственным за решения и обязанности о покупке, что может сработать вначале. Однако один менеджер по закупкам легко может оказаться перегруженным без формальной структуры и контроля. Это делает важным обеспечение того, чтобы закупочная организация приобрела более формальную структуру по мере роста бизнеса.

Центральное управление

Растущие отделы закупок часто превращаются в централизованную структуру, которая добавляет еще один организационный уровень, но остается относительно плоской. Сотрудники отдела подчиняются менеджеру по закупкам, который, в свою очередь, подчиняется собственнику. Централизация процесса закупок обеспечивает больший контроль и дает возможности для оптимизации. Например, разделение обязанностей, когда разные сотрудники несут ответственность за квалификацию поставщиков, заключение контрактов и оплату счетов, может снизить общие затраты на закупку за счет устранения фаворитизма.

Расширение и децентрализация

Компании, которые расширяются еще дальше, например, охватывают несколько филиалов или независимых подразделений, могут выбрать децентрализованную структуру закупок. Это позволяет каждому месту или подразделению осуществлять собственные закупки. Это может повысить эффективность за счет устранения процедурных узких мест, которые могут возникнуть в результате управления закупками из домашнего офиса. Несмотря на это, децентрализованные структуры закупок имеют явные недостатки. Они не делятся системами, знаниями или ресурсами, потому что действуют независимо, что приводит к неравномерным расходам на поставку и колебаниям в производительности. Еще более важной является тенденция независимых отделов закупок поддерживать цели подразделения, а не долгосрочные цели компании.

Центральная структура

Подход, управляемый центром, сочетает в себе аспекты централизованной и децентрализованной структур. Это позволяет поддерживать контроль в домашнем офисе, позволяя подразделениям работать независимо. Метрики затрат, соответствия и производительности, а также директивы по передовому опыту исходят из штаб-квартиры. Ежедневные обязанности по закупке возлагаются на каждое подразделение, что позволяет быстро реагировать на неожиданные изменения спроса или предложения. Эта структура может стандартизировать процессы закупок, повысить эффективность и снизить затраты.