crayhats.com

Управление делами, независимо от типа дела, дает возможность сократить объем невыполненной работы. У вас есть конвейер, в который вводятся новые обращения, а текущие обращения остаются открытыми на различных этапах обработки. Узкие места возникают из-за неэффективных процедур, плохой координации задач, отсутствия связи и кризисных ситуаций, которые увеличивают количество новых дел или медленную обработку. Сокращение невыполненных работ может быть разовой задачей антикризисного управления или планом постоянного улучшения процесса управления делами.

Оценить и задокументировать

Вам необходимо знать размер отставания, прежде чем вы сможете приступить к планированию сокращения. Перечислите все открытые обращения и важные задачи, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть обращения через процесс. Отслеживайте открытые обращения с даты открытия до всех завершенных задач и указывайте соответствующие даты, если они доступны. После того, как у вас будет полный список и оценка невыполненных дел, задокументируйте их в отчете и включите краткое изложение информации. Перечислите количество обращений, например, общее количество открытых обращений и их количество на каждом этапе процесса. Например, у вас может быть 350 открытых файлов заявления о приеме, некоторые из которых нуждаются в стенограммах и справках, а другие находятся в резервном файле, ожидающем рассмотрения.

Очистка и группа

Просмотрите список открытых дел и определите те, которые можно закрыть без особых усилий. Посмотрите на дела, которые не проявляли активности в течение длительного периода времени, или на те, в которых заявители пропустили сроки. В вашем обзоре могут быть обнаружены дела, которые фактически закрыты, но не были должным образом обозначены и зарегистрированы. Обзор также может выявить дела, у которых есть проблемы с правомочностью, например, если кандидат слишком молод для рассмотрения. Сгруппируйте оставшиеся открытые обращения по статусу или следующей ожидаемой задаче. Категории могут включать файлы дел, ожидающие подписи руководства, дела, ожидающие проверки биографических данных, или отсутствующую документацию. Группировка открытых дел упрощает рассмотрение каждой категории отдельно или делегирование работы другим для быстрого решения.

Устранение неполадок

Изучите процедуры и процессы управления делами, включая рекомендуемые сроки от открытия до закрытия. Определите причину отставания или узкого места. Возможно, у вас есть 10 менеджеров, которые скармливают десятки ящиков трем доводчикам. Файлы с делами, перемещаемые по разным подразделениям без надзора или подотчетности, могут вызвать отставание. Рост преступности и нехватка кадров могут вызвать отставание в рассмотрении судебных дел. Задержка в рассмотрении заявок на рефинансирование ипотечного кредита может быть нормой и может казаться устойчивой к усилиям по сокращению. Понимание того, как возникает отставание, поможет вам разработать план сокращения.

Планировать и реализовывать

Разработайте план сокращения количества невыполненных работ на основе вашей оценки, устранения неполадок и анализа текущих политик и процедур. Работайте с другими сотрудниками или подразделениями, чтобы выработать детали. Включите рекомендуемый график ведения дел, установите цели обработки и закрытия дел и координируйте доступность необходимых принадлежностей и материалов. Обеспечьте регулярные встречи и общение между сотрудниками, которые выполняют задачи по ведению дел. Создайте процесс надзора за управлением делами, например форму для подписи сотрудников на каждом этапе процесса и уведомления о закрытии дела. Требуйте регулярных отчетов по ведению дел, чтобы быстро выявлять и устранять незавершенные дела. Реализуйте план сокращения отставания, заранее уведомив участников и предоставив письменные копии плана.