crayhats.com

Есть несколько форм и элементов, которые входят в папку отдела кадров сотрудника. Некоторые из этих форм сохраняются для юридических целей. Остальные поданы из-за политики и протокола компании. Менеджеры по персоналу также ведут личный учет сотрудников на протяжении всей их карьеры. Небольшие компании могут сканировать все или часть документов сотрудников для создания электронных файлов. Таким образом, файлы не будут подвержены повреждениям в результате пожара, воды или кражи.

Законные документы

Владельцы малого бизнеса должны вести определенные юридические документы для сотрудников. Одним из примеров является форма I-9, которая подтверждает, что сотрудник может легально работать в Соединенных Штатах. Компания также может хранить фотографию водительских прав и карточки социального страхования сотрудника в качестве дополнительной документации для подтверждения ее правового статуса. Более того, сотрудников обычно просят заполнить формы W-4 в день их начала работы, которые включены в их папки с персоналом. Эти формы показывают количество освобождений от подоходного налога с физических лиц, требуемых сотрудником.

Документы, связанные с вакансиями

Отделы кадров также хранят резюме и заявки сотрудников в папках. Эти элементы обычно отправляются, когда сотрудник подает заявление о приеме на работу. Компания ведет эти записи на случай, если им понадобится проверить биографию человека. Другой связанный с должностью документ, хранящийся в папке отдела кадров, - это должностная инструкция сотрудника. Это краткое изложение должностных обязанностей сотрудника, которые обычно делятся на различные функции, такие как управление сотрудниками, работа с коллегами, общение и технические ноу-хау.

Документы, связанные с производительностью

Обзоры производительности - это другие важные документы, хранящиеся в папках отдела кадров. Ведение записей об аттестациях или обзорах сотрудников может помочь защитить бизнес от судебных исков. Например, малый бизнес может столкнуться с судебным иском о незаконном увольнении со стороны бывшего сотрудника. Владелец бизнеса может лучше доказать, что увольнение произошло из-за служебных обязанностей, если у нее есть копии служебных аттестаций сотрудника. Точно так же в папках могут храниться записи о дисциплинарных взысканиях или рецензиях.

Другие документы

Работодатели также хранят записи о посещаемости, наградах и истории болезни сотрудников в папках отдела кадров. Записи о посещаемости позволяют менеджерам определять, превышены ли у сотрудника дни отпуска по болезни или отпуска. Часто компании предлагают сотрудникам периодические награды, которые также могут храниться в файлах. Эти награды могут включать в себя рекламные акции «Сотрудник месяца» или особое признание. Медицинские записи обычно хранятся для обеспечения соблюдения определенных законов ADA, которые относятся к Закону об инвалидах США. Отдел кадров может создать отдельную папку для медицинских записей в целях конфиденциальности.